Мы подготовили для вас подробную инструкцию, которая поможет быстро и без ошибок обновить данные в программе.
Шаг 1. Сбор документов от сотрудника
Первым делом необходимо получить официальное подтверждение смены данных.
- Заявление. Сотрудник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя с просьбой внести изменения в кадровые документы в связи со сменой фамилии.
- Копия документа-основания. К заявлению прикладывается копия свидетельства о браке, свидетельства о расторжении брака или свидетельства о перемене имени.
Шаг 2. Оформление кадровых документов
На основании полученных документов необходимо издать приказ о внесении изменений в учётные данные.
- Бумажная трудовая книжка: Если вы ведёте её в бумажном виде, аккуратно зачеркните прежнюю фамилию одной чертой, впишите новую. На внутренней стороне обложки укажите реквизиты документа-основания, поставьте дату, подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).
Шаг 3. Внесение изменений в 1С:ЗУП (Пошагово)
Это самый важный этап. Следуйте нашей инструкции, чтобы данные обновились корректно во всех модулях программы.
3.1. Обновляем данные в «Физических лицах»
- Зайдите в раздел «Кадры» ? «Физические лица».
- Найдите нужного сотрудника.
- Откройте его карточку и перейдите по ссылке «История ФИО».
- Нажмите кнопку «Добавить», введите новую фамилию и укажите дату, с которой она вступает в силу.
3.2. Обновляем данные в справочнике «Сотрудники»
- Перейдите в раздел «Кадры» ? «Сотрудники».
- Найдите карточку сотрудника.
- Обновите поле ФИО и укажите дату изменения.
3.3. Обновляем паспортные данные (если менялись)
Если вместе с фамилией сотрудник сменил паспорт:
- В карточке физического лица найдите ссылку «Предыдущие удостоверения личности».
- Добавьте новую запись с актуальными паспортными данными и датой их действия.
Шаг 4. Отчётность в Социальный фонд (СФР)
После обновления данных в программе необходимо уведомить фонд.
- Перейдите в рабочее место «Кадры» ? «Застрахованные лица».
- Сформируйте документ «Сведения о застрахованном лице» по обновлённым данным.
- Отправьте документ в СФР через сервис электронного документооборота.
Если сотрудник не обратился в СФР самостоятельно, вам необходимо оформить форму АДВ-2 (заявление об изменении анкетных данных).
Шаг 5. Проверка настроек программы
Чтобы программа корректно подставляла фамилию в печатные формы (трудовой договор, справки) до и после даты изменения:
- Зайдите в раздел «Настройка» ? «Кадровый учёт».
- Поставьте галочку напротив пункта: «В полях ввода сотрудников учитывать изменения фамилии».
Нужна помощь с настройкой или обновлением 1С? Наши специалисты готовы взять эту задачу на себя!