Наиболее типичные ошибки ведения учета в 1С

Цель нашей компании - предложение широкого ассортимента услуг и программного обеспечения на постоянно высоком качестве обслуживания.

Учетная политика организации – неполное/некорректное заполнение

Учетная политика и настройка параметров учета это два основных и многозначных момента настроек, которые задают программе алгоритм, согласно которому производятся многие регламентные действия (при закрытии месяца, при проведении других регламентных документов). Способствуют определению метода списания МПЗ, установки параметров ведения налогового учета и многое другое.

Во всех методических материалах указано, что именно с заполнения этих настроек должна начинаться работа с программой, тем не менее, часто этому не уделяют должного внимания. Нет смысла здесь рассматривать все параметры учетной политики (они разные в каждой программе), главное – все они должны быть просмотрены, осмыслены, заполнены.

1. Последовательность документов

Последовательность документов есть в Управлении производственным предприятием, Управлении торговлей, Торговле и склад версий 7, а так же Бухгалтерии предприятия версии 7. Операции – Проведение документов, на закладке «Восстановление последовательностей» приведены все имеющиеся в программе последовательности и указана дата актуальности каждой из них. То есть если в июне 2010 года мы видим такое:

то это плохо. Учет по партиям (иначе говоря партионный учет) давно неактуален, значит – все значения себестоимости, которые появляются в отчетах, врут.

Что значит последовательность? Строго говоря, одним из правил учета является его оперативность, т.е. отражение хозяйственных операций по мере их возникновения. 1 июня на склад поступило 10 штук товара А, потом 10 июня продано 8 штук. Если проводить эти документы (Поступление товаров и услуг, Реализация товаров и услуг) строго в хронологическом порядке, то последовательность установится сначала на 1 июня, потом на 10 июня. Т.е. ее граница будет сдвигаться вперед каждым документом, и итоги (количество, сумма, себестоимость) будут актуальными на каждый момент времени.

Если же потом, задним числом, провести еще один документ (Реализация товаров и услуг) от 8 июня, которым будет оформлена реализация 7 штук товара А, программа дает это сделать беспрепятственно. Граница последовательности при этом установится на 8 июня, на этот документ. То есть информация ДО ввода этого документа верна, а ПОСЛЕ – уже нет. При восстановлении последовательности (перепроведении документов, входящих в последовательность), документ от 10 июня проведен не будет, потому что нет необходимого количества товара А. Далее пользователь должен искать причину этой ошибки, устранять и восстанавливать последовательность заново.

Как часто восстанавливать последовательность?

Как минимум – перед выполнением регламентных операций, формированием значимых отчетов и т.п. Поскольку любое перепроведение документа (относящегося к последовательности) сдвигает ее границу, имеет смысл закрывать для редактирования прошлые периоды (Сервис – Установка даты запрета изменения данных).

2. Закрытие счетов (на примере Бухгалтерии предприятия 8)

Общеизвестный факт – документ «Закрытие месяца» должен быть самым последним в месяце. На практике даже это бывает не всегда!

Закрытие счетов 25, 26. Часто бывает проблема – не распределяются (или распределяются не полностью, или не так, как надо) счета 25, 26. Как они должны распределяться – указывается в Методах распределения косвенных расходов организаций (Предприятие – Учетная политика).

Если завели новую статью затрат для общепроизводственных/общехозяйственных расходов, необходимо указать ее в этом регистре сведений, иначе сумма по этой статье останется нераспределенной. Либо не заводить по строке на каждую статью, а сделать общую, с незаполненной статьей затрат, указать для нее способ распределения – и тогда все не указанные явно статьи затрат спишутся по этому правилу.

Еще одна часто встречающаяся причина того, что счета не закрываются, - пустая аналитика. Получается в результате того, что в документе (к примеру, Поступление товаров и услуг) не указана полностью вся аналитика, т.е. вместо

получается так (не заполнено второе субконто сч. 26 - статьи затрат):

В итоге, сформировав ОСВ по счету, в первой строке можно увидеть ту сумму, которая не разнесена на статьи затрат. Соответственно, она и не распределится автоматически.

Формируем карточку счета, открываем документы с незаполненной аналитикой и проводим их. Потом делаем снова Закрытие месяца.

В случае использования способа директ-костинг счет 26 закрывается на счет 90. Если за месяц нет выручки (счет 90.01), то счет 26 не закроется. Проблема обычно решается тем, что делается документ «Реализация товаров и услуг» на сумму 1 руб. (или 1 коп., не важно). Закрывается месяц, после этого проведение документа реализации отменяется.

Закрытие счета 20

Счет закрывается документом «Закрытие месяца». Иногда при его проведении выдается сообщение:

Причиной этого является отсутствие в закрываемом месяце документа «Отчет производства за смену» (или «Акт об оказании производственных услуг») для подразделения / номенклатурной группы для которой происходит закрытие. Так же это может быть причина отсутствия оборотов по счету 90.01, который отражает факт получения дохода по определенному виду деятельности (номенклатурной группе), или же отсутствие выпуска продукции.


Подготовлено с использование материалов сайта Инфостарт www.infostart.ru


Заказать услугу
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.
Заявка
Вернуться к списку